Як RPA та AI революціонізують розпізнавання інвойсів та документів у бізнесі

У сучасному динамічному бізнес-середовищі компанії часто стикаються з затримками та помилками при ручному введенні даних з інвойсів та документів. Незалежно від того, чи приходять інвойси через електронну пошту, системи керування документами або сервери, необхідність точної витягнення ключових даних, таких як номер інвойсу, дата, суми, інформація про постачальника та покупця, а також описи продуктів і послуг, є трудомістким завданням, яке схильне до помилок. Ця неефективність впливає на точність бухгалтерії та операційну ефективність. Ось тут і вступають в гру RPA та AI.

Контекст та виклик: необхідність автоматизації обробки документів

Ручна обробка інвойсів може значно затримувати бізнес-операції. Кожен інвойс потребує ретельного витягнення важливих даних, що є виснажливим і схильним до помилок процесом. Роботизована автоматизація процесів закупівлі (RPA) стала справжнім проривом для бізнесів, які хочуть зменшити ці неефективності. Інтеграція RPA та AI дозволяє автоматизувати процес витягнення даних і їх перевірку, зменшуючи людські помилки та прискорюючи обробку документів.

Раніше компанії покладалися на людський фактор для розпізнавання інвойсів та класифікації, що призводило до підвищення витрат і затримок. Завдяки використанню AI-підтримуваних рішень для RPA, бізнеси тепер можуть значно спростити весь процес і безперешкодно інтегрувати його у свої бухгалтерські системи.

Цілі проєкту: підвищення ефективності за допомогою AI-підтримуваних рішень для RPA

Мета була чіткою: автоматизувати процес витягнення та обробки даних інвойсів за допомогою OCR технології та AI інструментів для зменшення часу на введення даних вручну і мінімізації помилок. Завдяки інтеграції RPA та AI ми прагнули досягти:

1. Автоматизації отримання інвойсів і документів з різних джерел.

2. Витягнення ключових даних за допомогою передових інструментів AI RPA, таких як OCR.

3. Перевірки даних на точність за допомогою автоматичної валідації.

4. Безшовної інтеграції з бухгалтерськими чи ERP системами для автоматичного внесення даних.

5. Надання прозорих звітів про результати обробки та виявлені помилки.

Опис бізнес-процесу та рішення: трансформація ручних робочих процесів за допомогою RPA

Процес розпізнавання інвойсів

Автоматизований робочий процес починається, коли система виявляє новий інвойс через електронну пошту, платформи обміну документами чи серверні каталоги. RPA та AI рішення гарантують, що кожен документ буде автоматично отриманий та оброблений без участі людини. Цей процес підтримує різні формати документів, включаючи PDF, TIFF, JPG, PNG та Excel файли.

Витягнення та перевірка даних

З використанням OCR технології система витягує основні деталі, такі як номер інвойсу, дата, сума, інформація про постачальника та покупця, а також опис продуктів. Дані потім перевіряються на точність, забезпечуючи, що суми збігаються, а ключові деталі правильні.

Будь-які розбіжності фіксуються, і система автоматично виправляє помилки, якщо це можливо. Якщо корекція неможлива, система надсилає документ на ручну перевірку. Це дозволяє ефективно керувати даними, зберігаючи високу точність.

Внесення даних та інтеграція

Після завершення валідації даних підтверджена інформація вводиться у бухгалтерську чи ERP систему компанії (наприклад, SAP, Oracle), створюючи необхідні бухгалтерські записи. Процес забезпечує безшовну інтеграцію з існуючою інфраструктурою і усуває потребу в ручному введенні даних.

Генерація звітів та завершення процесу

Створюються детальні звіти про оброблені інвойси, витягнуті дані та виявлені помилки. Ці звіти зберігаються в безпечному місці і надсилаються відповідальним особам для подальшої роботи. AI RPA рішення гарантують, що всі документи будуть правильно збережені та інтегровані, усуваючи необхідність у ручній обробці та дозволяючи співробітникам зосередитися на більш стратегічних завданнях.

Результати та переваги: трансформація бізнес-операцій

Впровадження цього AI та RPA рішення призвело до значних поліпшень у ключових показниках:

• 85% зменшення часу на ручне введення даних: автоматизація значно прискорила обробку інвойсів.
• 98% точність розпізнавання документів: здатність системи точно розпізнавати і витягувати дані значно перевищує попередні зусилля.
• 5x швидше обробка документів: затримки у бізнес-процесах були значно зменшені, що призвело до більш ефективної роботи.
• Повна інтеграція з внутрішніми системами: безперебійне підключення до CRM та ERP систем усунуло необхідність у ручному введенні даних.

Майбутнє розпізнавання документів з AI та RPA

Завдяки використанню RPA та AI в фінансових послугах, бізнеси можуть досягти вищої точності, швидкості та економії коштів у своїх операціях. Інтеграція AI RPA інструментів не тільки зменшує трудові витрати, але й забезпечує прозоре та безпомилкове оброблення даних, полегшуючи організаціям обробку великих обсягів інвойсів та документів без шкоди для якості.

Чи готовий ваш бізнес впровадити AI та RPA для розпізнавання документів? Зв’яжіться з нами сьогодні, щоб дізнатися, як ми можемо допомогти оптимізувати ваші процеси та покращити операційну ефективність за допомогою AI-підтримуваних рішень для RPA.