Перехід від ручних до автоматизованих бухгалтерських процесів
Фінансові відділи в різних галузях залежали від ручних процесів для виконання критичних операцій — від обробки рахунків і реконсиляції до нарахування заробітної плати та розрахунків податків. Однак зараз відбувається значна трансформація. Завдяки впровадженню RPA в бухгалтерії компанії отримали можливість переосмислити, як виконуються фінансові робочі процеси. Роботизована автоматизація процесів бухгалтерії дозволяє автоматизувати структуровані, засновані на правилах завдання, використовуючи програмні боти, які працюють подібно до людських працівників.
Автоматизуючи завдання, такі як введення даних або узгодження рахунків, RPA у фінансах та бухгалтерії зменшує залежність від ручної праці та мінімізує ризик дорогих помилок. Крім того, оскільки роботизована автоматизація процесів бухгалтерії може працювати з існуючими ІТ-системами — включаючи ERP, електронну пошту, Excel та CRM — бізнесам не потрібно повністю змінювати свою інфраструктуру, щоб розпочати шлях автоматизації.
Що таке RPA в бухгалтерії?
RPA в бухгалтерії означає використання технології роботизованої автоматизації процесів для виконання рутинних, повторюваних завдань у фінансових і бухгалтерських системах. Простими словами, це програмні боти, які імітують людські дії — такі як натискання клавіш, рухи миші, копіювання та вставка даних і взаємодія з різними додатками.
Ці боти працюють відповідно до чітко визначених правил і сценаріїв, що дозволяє їм виконувати завдання точно і послідовно, без необхідності втручання бухгалтера на кожному етапі.
Бот отримує доступ до джерел даних, наприклад, електронної пошти, папок з документами або баз даних.
Він ідентифікує та витягує необхідну інформацію на основі попередньо налаштованих правил.
Виконує операції: передає дані, співвідносить цифри, оновлює записи в фінансових системах.
Кожна дія записується в журнали, що є важливим для аудиту.
Впровадження роботизованої автоматизації процесів бухгалтерії допомагає оптимізувати ресурси без необхідності змінювати основну ІТ-інфраструктуру. Це означає, що компанії можуть почати автоматизацію без масштабних змін системи, використовуючи RPA для бухгалтерії як гнучке доповнення до своїх існуючих інструментів.
Приклади використання RPA в бухгалтерії
Автоматизація рахунків до сплати: один з найбільш поширених прикладів використання RPA в бухгалтерії, особливо в середніх і великих організаціях, — автоматизація рахунків до сплати. Ця область займається великими обсягами повторюваних транзакцій, які слідують сталим шаблонам, що робить її ідеальною для роботизованої автоматизації в бухгалтерії.
Основні автоматизовані завдання включають:
Автоматичне витягування даних з рахунків (PDF, електронна пошта, відскановані зображення)
Співвіднесення рахунків з відповідними замовленнями на покупку (PO)
Маршрутизація рахунків для затвердження на основі попередньо визначених бізнес-правил (межі сум, коди проектів, відділи)
Введення перевірених даних в ERP системи для планування і обробки платежів
Ці кроки допомагають скоротити затримки, усунути ручні помилки та покращити відносини з постачальниками — роблячи RPA для бухгалтерії важливим інструментом для фінансових операцій.
Реконсиляція банку: ще один потужний випадок використання роботизованої автоматизації процесів бухгалтерії — реконсиляція банку, традиційно трудомістка задача, яка вимагає точності і регулярного співвіднесення.
З допомогою RPA фінансові команди можуть автоматизувати:
Порівняння банківських виписок з внутрішніми записами бухгалтерії
Ідентифікацію невідповідностей і їх позначення для перевірки
Автоматичне генерування детальних звітів про реконсиляцію
Ці можливості роблять RPA у фінансах та бухгалтерії безцінними під час закриття місяця, забезпечуючи послідовність і можливість аудиту при зменшенні ручної роботи.
Обробка заробітної плати: заробітна плата — ще одна важлива функція, що виграє від RPA для бухгалтерії. Вона включає різні джерела даних та вимоги до відповідності, в яких автоматизація приносить величезну користь.
Типові завдання, автоматизовані за допомогою роботизованої автоматизації процесів і інтеграції бухгалтерії:
Збір даних про відвідуваність співробітників та відпустки з HR-систем
Розрахунок заробітної плати, податків та обов'язкових відрахувань
Генерація та відправка цифрових платіжних відомостей
Оновлення записів про заробітну плату в ERP або бухгалтерському програмному забезпеченні
Автоматизація не тільки зменшує ризик помилок при нарахуванні заробітної плати, але й забезпечує своєчасні виплати, що є критично важливим для задоволеності працівників і відповідності вимогам.
Основні завдання для автоматизації за допомогою RPA
Окрім основних функцій, RPA в бухгалтерії все більше застосовується в аналізі та стратегічних областях, що дозволяє підтримувати глибший фінансовий аналіз та керування.
Просунуті впровадження включають:
Створення реальних аудиторських слідів для підвищення прозорості та підзвітності
Автоматичні перевірки відповідності податковим нормам та фінансовим контролям
Генерація точних та своєчасних звітів на кінець місяця, кварталу та року
Аналіз відхилень між бюджетом та фактичними витратами в різних відділах і центрах витрат
Ці стратегічні можливості демонструють, як роботизована автоматизація процесів змінює бухгалтерію та аудит, дозволяючи командам зосереджуватися більше на прогнозуванні, складанні бюджету та підтримці рішень.
Основні переваги RPA в бухгалтерії
Переваги RPA в бухгалтерії виходять далеко за межі простого автоматизованого виконання завдань. Вони безпосередньо впливають на операційну ефективність, задоволеність працівників, відповідність вимогам та зменшення витрат — роблячи роботизовану автоматизацію та бухгалтерію природним партнером у цифрову епоху.
Підвищена точність: боти працюють на основі чітко визначених правил і робочих процесів, що значно зменшує ризик людських помилок. Це особливо цінно для завдань, де навіть невеликі помилки можуть призвести до фінансових втрат.
Підвищена швидкість: завдання, які зазвичай займають кілька годин — такі як введення даних, узгодження рахунків і генерування звітів — тепер можуть бути виконані за кілька хвилин.
Покращена відповідність вимогам: автоматизовані процеси створюють прозорі та послідовні аудиторські сліди, які легко відслідковувати та відтворювати.
Масштабованість: чи ви обробляєте 100 або 10 000 транзакцій на місяць, боти без зусиль масштабуються для задоволення ваших потреб.
Зменшення витрат: зменшення ручної праці безпосередньо веде до зниження операційних витрат.
Популярні інструменти та платформи RPA
Вибір правильних інструментів критичний для успішного впровадження RPA в фінансах і бухгалтерії. Провідні платформи пропонують вбудовані можливості, які відповідають робочим процесам бухгалтерії, дозволяючи швидше розгортати і простіше інтегрувати їх. В GoodWill Tech ми використовуємо наш досвід роботи з UiPath і Microsoft Power Automate для забезпечення оптимальних рішень автоматизації для вашого бізнесу.
Ось деякі з найбільш популярних платформ, що надають RPA послуги для бухгалтерії:
UiPath: інтуїтивно зрозуміла і масштабована платформа, широко використовувана для автоматизації функцій рахунків до сплати і рахунків до отримання. Вона пропонує сильну інтеграцію з ERP та хмарними системами, що робить її ідеальним вибором для роботизованої автоматизації в бухгалтерії.
Automation Anywhere: відома своєю високою безпекою, можливостями аудиту та інтерфейсом "перетягни і відпусти", ця платформа ідеально підходить для регульованих галузей, які потребують надійного і безпечного рішення для автоматизації.
Blue Prism: улюблена платформа серед великих підприємств з комплексними бухгалтерськими середовищами. Blue Prism відома своєю великою масштабованістю і інтелектуальним управлінням процесами.
Microsoft Power Automate: ідеальна для організацій, які використовують Microsoft 365, Excel або Dynamics. Ця платформа чудово підходить для автоматизації фінансових робочих процесів у рамках екосистеми Microsoft.
Ці інструменти спеціально розроблені для спрощення і автоматизації фінансових процесів — роблячи роботизовану автоматизацію та бухгалтерію ідеальною комбінацією. Оскільки цифрова трансформація продовжує змінювати бізнес-операції, RPA в бухгалтерії та фінансах стає необхідним. З досвідом GoodWill Tech в UiPath і Microsoft Power Automate ми готові допомогти вам пройти шлях автоматизації, забезпечуючи успішне впровадження та оптимальну продуктивність.
Як RPA змінить бухгалтерію?
Сьогодні питання про те, як роботизована автоматизація процесів змінює бухгалтерію та аудит, є актуальним для всієї фінансової галузі. Ось як це відбувається в реальному часі:
Боти перевіряють 100% транзакцій, підвищуючи глибину аудиту порівняно з традиційними методами вибіркових перевірок.
RPA в бухгалтерських системах створює реальні, незмінні журнали для кожного автоматизованого завдання.
Стандартизовані процеси, підтримувані ботами, підвищують якість аудиту, забезпечуючи більш послідовні результати.
RPA для бухгалтерії дає як внутрішнім командам, так і зовнішнім аудиторам видимість, трасованість і контроль, як ніколи раніше. Зв'яжіться з нами сьогодні, щоб дізнатися, як ми можемо допомогти оптимізувати ваші бухгалтерські операції та підвищити ефективність.
👇