Попри всі розмови про цифрову трансформацію, реальність залишається такою: багато фінансових відділів досі працюють зі старими підходами до обробки інвойсів — вручну і на папері. Уявіть собі: ви заходите в офіс у понеділок вранці, а на вашому столі вже лежить стопка роздрукованих інвойсів, які потрібно ввести в застарілу систему. У деяких відсутні номери замовлень на закупівлю, в інших — невірна ставка податку, а десь у цій купі може бути дубльований інвойс, який легко проскочить і буде оплачений двічі.
Це не просто поодинокі випадки — з цим стикаються команди з обробки кредиторської заборгованості щодня. Навіть найстаранніші співробітники зрештою потопають у хаосі електронних таблиць, PDF-файлів, паперових документів та рукописних нотаток. Це неефективно, потребує багато часу і в умовах зростання обсягів транзакцій стає просто нездійсненним.
Основні проблеми включають:
Трудомістке введення даних: Ручне внесення даних з інвойсів віднімає дорогоцінний час співробітників, який міг би бути використаний на стратегічні завдання.
Різноманітність форматів інвойсів: Постачальники використовують широкий спектр макетів і форматів, що змушує персонал AP інтерпретувати та обробляти кожен документ по-різному.
Відсутність прозорості та відстежуваності: Після потрапляння інвойсу в ланцюжок затверджень часто стає складно визначити його поточний статус чи місцезнаходження.
Затримки в узгодженнях: Вузькі місця виникають тоді, коли інвойси застрягають у чиїйсь поштовій скриньці в очікуванні ручного перегляду або підпису.
Високий ризик людських помилок: При великих обсягах інвойсів навіть незначні помилки — такі як неправильний ввід цифр або пропущені дублікати — можуть призвести до серйозних фінансових наслідків.
Фінансовий вплив цих проблем відчутний: втрачені знижки за дострокову оплату, штрафи за прострочення, дубльовані платежі і понаднормові години персоналу негативно впливають на прибутковість. Крім того, зі зростанням обсягів інвойсів масштабування ручних процесів стає економічно і технічно неприйнятним.
Стає дедалі очевидніше: ручні процеси більше не відповідають потребам зростаючих і сучасних підприємств. У відповідь на це багато організацій переходять до автоматизації обробки інвойсів, щоб оптимізувати операції, підвищити прозорість і відновити контроль над фінансовими потоками.
В умовах зростаючих обсягів фінансових транзакцій бізнес стикається з дедалі більшим тиском щодо оптимізації обробки інвойсів без пропорційного збільшення витрат на персонал. Саме тут вступає в дію Robotic Process Automation (RPA) — пропонуючи структуровану, прозору та практично безконтактну альтернативу традиційним робочим процесам.
Впроваджуючи RPA для обробки інвойсів, компанії можуть доручити рутинні завдання роботам — від збору інвойсів, перевірки даних, нагадувань про затвердження до внесення інформації безпосередньо в ERP-систему. Ці боти не йдуть додому о 17:00 і не перериваються на обід; вони працюють цілодобово, без вихідних і з високою точністю. Для будь-якої організації, яка має справу з великою кількістю інвойсів або знаходиться в процесі цифрової трансформації фінансів, ця технологія — не просто корисна, а необхідна.
Найпомітніші переваги обробки інвойсів за допомогою RPA:
Швидкість: Автоматизовані системи працюють безперервно, обробляючи інвойси значно швидше, ніж ручні методи. Це скорочує загальний цикл обробки інвойсів і забезпечує своєчасні виплати постачальникам.
Точність: На відміну від людей, RPA не робить помилок через втому або неуважність. Автоматизоване захоплення та введення даних значно знижують ризик помилок.
Масштабованість: Незалежно від того, обробляє ваша організація 500 чи 50 000 інвойсів на місяць, RPA легко адаптується до змін попиту — без збільшення штату.
Відповідність вимогам: Кожен автоматизований крок фіксується, що забезпечує повну відстежуваність і відповідність як зовнішнім нормативним вимогам, так і внутрішнім стандартам компанії.
Додатковою перевагою є те, що впровадження автоматизації обробки інвойсів зазвичай не потребує повної заміни існуючих ІТ-систем. Більшість сучасних рішень безперешкодно інтегруються з існуючими інструментами — включаючи електронну пошту, файлові сховища та ERP-платформи. Це дозволяє компаніям впроваджувати автоматизацію поетапно, мінімізуючи ризики і початкові інвестиції.
У підсумку RPA для обробки інвойсів дає більше, ніж просто операційні поліпшення. Воно створює основу для більш розумного та стратегічного управління фінансами і забезпечує повернення інвестицій, яке часто стає помітним вже через кілька місяців.
Впровадження роботизованої автоматизації процесу обробки інвойсів докорінно змінює роботу відділів AP. Боти, розроблені для автоматизації інвойсів, можуть обробляти, перевіряти та маршрутизувати інвойси без участі людини, що призводить до значного зростання продуктивності та точності.
Нижче наведені основні переваги та ключові показники ефективності (KPI), які бізнес має відстежувати для оцінки успіху своїх ініціатив з автоматизації.
Скорочення часу обробки до 80%: Автоматизовані боти оптимізують увесь робочий процес, зменшують вузькі місця і усувають затримки, пов'язані з ручними узгодженнями та введенням даних.
Зниження рівня помилок і переробок: Завдяки використанню RPA ймовірність типографічних помилок, дублювання записів або відсутності даних суттєво зменшується.
Відчутна економія витрат: Організації, які впроваджують RPA для обробки інвойсів, зазвичай спостерігають суттєве зниження вартості обробки одного інвойсу завдяки скороченню трудовитрат і меншій кількості виправлень.
Підвищення задоволеності постачальників: Швидші цикли затвердження інвойсів і своєчасні виплати сприяють зміцненню довіри постачальників і можуть відкрити доступ до знижок за ранню оплату.
Краще управління грошовими потоками: Завдяки цифровим інструментам стає можливою відстежуваність та прогнозування в режимі реального часу, що дає фінансовим директорам більший контроль над витратами.
Час циклу інвойсу: Загальний час від отримання інвойсу до здійснення платежу. Цей KPI є критичним для оцінки ефективності процесу.
Рівень наскрізної обробки: Відсоток інвойсів, які проходять через систему без жодного ручного втручання — сильний показник якості автоматизації.
Рівень винятків: Частота, з якою інвойс відправляється на ручну перевірку через помилки, невідповідності або відсутність інформації. Низький рівень винятків свідчить про зрілість RPA-впровадження.
Вартість обробки одного інвойсу: Середні операційні витрати на обробку одного інвойсу. Менші значення вказують на підвищену ефективність.
Рівень відповідності: Показує, наскільки добре автоматизований процес відповідає внутрішнім політикам та зовнішнім регуляторним вимогам — критично важливо для готовності до аудиту.
Інвестування в автоматизацію обробки інвойсів за допомогою RPA забезпечує суттєву віддачу як у фінансовому, так і в стратегічному аспектах. Хоча фінансові вигоди часто стають очевидними вже через кілька місяців, операційні поліпшення та довгострокова масштабованість роблять автоматизацію привабливим вибором для компаній будь-якого розміру.
Ось чого зазвичай можуть очікувати компанії після впровадження автоматизації процесу обробки інвойсів:
Окупність інвестицій (ROI) протягом 6–12 місяців для більшості впроваджень: Завдяки швидким результатам, таким як зниження витрат на ручну працю та скорочення циклів обробки, інвестиції в RPA для обробки інвойсів часто швидко себе виправдовують.
Зниження ручних зусиль на 50–70%: Час персоналу, раніше витрачений на введення даних або відстеження затверджень, можна перенаправити на стратегічний аналіз і контроль процесів.
Підвищення продуктивності співробітників: Фінансові команди отримують можливість зосередитися на прогнозуванні, переговорах з постачальниками та забезпеченні відповідності — завданнях, які створюють реальну бізнес-цінність.
Поліпшення відносин із постачальниками через своєчасні виплати: Швидкі та передбачувані цикли платежів підвищують довіру постачальників, допомагаючи уникнути штрафів і зміцнити партнерство.
У підсумку, обробка інвойсів за допомогою RPA підвищує операційну ефективність і значно знижує тертя на всіх етапах життєвого циклу інвойсу. Це дозволяє організаціям перейти від реактивних процесів до проактивного фінансового управління.
Впровадження RPA для обробки інвойсів може здаватися складним на перший погляд. Але якщо розбити процес на чіткі та логічні кроки, завдання стає набагато керованішим. Ось покрокова дорожня карта для початку:
Проведіть ретельний аналіз поточних робочих процесів обробки інвойсів. Визначте завдання з великим обсягом і чіткими правилами, які найбільш підходять для автоматизації — наприклад, введення даних, верифікація та маршрутизація.
Оцініть і виберіть платформу для автоматизованої обробки інвойсів, яка відповідає розміру, складності вашої організації та екосистемі ERP. Зверніть увагу на масштабованість, простоту інтеграції та підтримку з боку постачальника.
Працюйте з ІТ-відділом і власниками процесів для визначення того, як дані інвойсів проходять через ваші системи. Визначте конкретні поля, правила, логіку валідації та обробку винятків.
Налаштуйте RPA-ботів для виконання ключових завдань, таких як витяг даних інвойсу, верифікація постачальника, зіставлення з PO та оновлення ERP.
Проведіть комплексне тестування з використанням різних форматів інвойсів, постачальників та крайових сценаріїв. Цей етап є критично важливим для запобігання помилок при виході в продуктивний режим.
Перейдіть від пілотного проєкту до повного впровадження. Переконайтеся, що всі зацікавлені сторони обізнані і навчені новим процесам.
Використовуйте дашборди та інструменти звітності в реальному часі для відстеження продуктивності, управління винятками та постійного вдосконалення роботи ботів.
Завдяки системному підходу фінансові лідери можуть впроваджувати RPA для обробки інвойсів так, щоб це відповідало вимогам з комплаєнсу, підвищувало точність і давало відчутні та вимірювані результати.
Обробка інвойсів за допомогою RPA не обмежується лише введенням даних. Відділи AP в різних галузях використовують роботизовану автоматизацію процесів для вирішення широкого спектру завдань, підвищуючи ефективність у всіх напрямках. Типові сценарії включають:
Витяг даних інвойсів з електронної пошти, PDF-файлів і сканованих документів за допомогою OCR
Контроль призначення планової податкової перевірки від податкових органів
Верифікація інформації про постачальників на основі внутрішніх баз даних або зовнішніх реєстрів
Автоматизація генерації та подачі податкових інвойсів у SAP і системах електронного інвойсування
Експорт банківських виписок з онлайн-банкінгу
Надсилання сповіщень і нагадувань зацікавленим сторонам щодо очікуваних затверджень або строків платежів
Впроваджуючи RPA для обробки інвойсів, організації можуть усунути вузькі місця, скоротити час затвердження і забезпечити передбачуваність та документованість платіжних циклів.
Хоча переваги RPA для обробки інвойсів добре задокументовані — включаючи скорочення часу циклу, зменшення кількості помилок і зниження витрат — не менш важливо враховувати і поширені хибні уявлення. Чітке розуміння того, що може і чого не може RPA для обробки інвойсів, допоможе організаціям встановити реалістичні цілі і забезпечити довгостроковий успіх автоматизаційної стратегії.
Передусім необхідно усвідомити: RPA не замінює людей, а розширює їхні можливості. Звільняючи фінансових фахівців від рутинних адміністративних завдань, таких як введення даних інвойсів, відстеження статусу або архівація документів, автоматизація дозволяє командам зосередитися на завданнях з вищою доданою вартістю.
Деякі організації досі плутають RPA з AI, хоча це різні речі. RPA обробляє повторювані, регламентовані процеси, наприклад, обробку інвойсів — і робить це дуже ефективно. AI, своєю чергою, додає розширені можливості, такі як машинне навчання та обробка природної мови. Комбінація RPA для обробки інвойсів з AI дозволяє розширити межі автоматизації та отримати більш глибокі інсайти, ніж кожна з технологій окремо.
Щодо безпеки та комплаєнсу, сучасні сервіси автоматизації обробки інвойсів з використанням RPA пропонують надійні вбудовані механізми контролю. Зазвичай вони включають:
Розмежування прав доступу і дозволів на основі ролей
Шифрування даних під час передачі та зберігання
Автоматизовані аудиторські журнали для фіксації кожної дії
Процеси обробки винятків із механізмами ескалації
Такі функції спрощують для організацій дотримання внутрішніх політик та зовнішніх нормативних вимог, особливо під час аудитів або фінансових перевірок.
На завершення, успішне впровадження RPA для обробки інвойсів виходить за рамки простої установки ботів. Це має розглядатися як стратегічний проєкт, що включає:
Ретельну оцінку постачальників RPA та платформ
Навчання співробітників і технічну підготовку
Чіткі плани управління змінами
Постійне вимірювання та оптимізацію за допомогою KPI
Щоб продемонструвати відчутні переваги автоматизації обробки інвойсів за допомогою RPA, розглянемо наступний приклад реальної реалізації роботизованої автоматизації процесу.
Виклик:
Фінансовий відділ зростаючої сервісної компанії був перевантажений обсягом інвойсів, що надходили через різні канали — електронну пошту, спільні каталоги та платформи обміну документами. Кожен інвойс необхідно було відкривати вручну, звіряти з замовленнями на закупівлю та вводити в ERP-систему. Така ручна робота не лише забирала значний час, але й призводила до ризику помилок при введенні даних і затримок у платежах, що негативно впливало на відносини з постачальниками та точність фінансової звітності.
Рішення:
Компанія співпрацювала з GoodWill Tech для впровадження платформи автоматизованої обробки інвойсів на основі технології RPA. Індивідуальне рішення включало набір програмних роботів, які забезпечували повну автоматизацію процесу обробки інвойсів від початку до кінця. Система:
Автоматично отримувала інвойси з кількох електронних джерел (поштові скриньки, серверні папки та зовнішні платформи)
Використовувала OCR для витягу ключових даних, таких як номер інвойсу, дата, сума, інформація про постачальника та платіжні реквізити
Перехресно звіряла отримані дані з внутрішніми замовленнями на закупівлю та записами постачальників, щоб забезпечити точність і відповідність
Автоматично передавала верифіковані дані в ERP-систему компанії (SAP), розподіляючи витрати на відповідні рахунки або центри витрат
Результати:
Скорочення ручного часу обробки на 70%: персонал зміг зосередитися на завданнях з високою доданою вартістю
Понад 90% точності витягу даних: значне зменшення обсягу переробок і затримок із затвердженням
Покращення відповідності та повна історія аудиту: посилення фінансового контролю
Покращена прозорість у реальному часі щодо витрат та їх розподілу
Плавне і своєчасне впровадження: повна інтеграція з існуючою ERP-інфраструктурою
Цей кейс демонструє, як автоматизація обробки інвойсів за допомогою RPA може забезпечити вимірювані покращення ефективності, точності та стратегічної концентрації — навіть для компаній з невеликим обсягом інвойсів.
Щоб повністю оцінити трансформаційний потенціал обробки інвойсів за допомогою RPA, важливо розуміти детальний робочий процес автоматизованого життєвого циклу інвойсу. Те, що раніше вимагало численних точок взаємодії, ручного введення і трудомісткої валідації, тепер може виконуватися швидко, точно і з мінімальним людським втручанням завдяки можливостям RPA.
Ось як зазвичай виглядає процес обробки інвойсу:
Отримання інвойсу: Процес автоматизації починається з того, що RPA-боти постійно моніторять спеціальні поштові скриньки, портали постачальників або спільні папки на наявність нових інвойсів. Документи можуть надходити у різних форматах — PDF, XML, EDI або навіть скановані зображення. Сучасні боти, часто в комбінації з платформами автоматизованої обробки інвойсів, виявляють нові файли в режимі реального часу і негайно запускають робочий процес.
Витяг даних: Після отримання інвойсу бот використовує технологію оптичного розпізнавання символів (OCR) і заздалегідь налаштовані шаблони для витягу ключових полів. Зазвичай це назва постачальника, дата інвойсу, номер інвойсу, позиції товарів, валюта, сума до оплати та номер замовлення на закупівлю (PO).
Валідація: Після витягу дані автоматично звіряються з внутрішніми системами і бізнес-логікою. Наприклад, боти RPA звіряють отримані поля з відкритими замовленнями на закупівлю, основними записами постачальників і податковими правилами. Будь-які невідповідності — наприклад, неспівпадіння сум, відсутні PO або дублікати інвойсів — негайно позначаються для перевірки.
Маршрутизація на затвердження: Якщо інвойс проходить всі перевірки, він автоматично направляється відповідному відповідальному для затвердження. Автоматизація інвойсів за допомогою RPA використовує попередньо налаштовані бізнес-правила — такі як порогові суми, коди відділів або проектні алокації — для визначення, хто має затвердити конкретний інвойс. Сповіщення надсилаються через інтегровані канали, такі як електронна пошта, портали робочих процесів або мобільні додатки, що спрощує процес затвердження і скорочує затримки.
Занесення в ERP: Після затвердження остаточні, верифіковані дані інвойсу автоматично завантажуються в ERP-систему організації (наприклад, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics). Бот гарантує, що кожне поле правильно відображено у відповідному записі бази даних, забезпечуючи цілісність, відстежуваність і фінансову точність.
Цей наскрізний робочий процес — від вхідної пошти до ERP — демонструє, як автоматизація обробки інвойсів за допомогою RPA трансформує операції з обліку кредиторської заборгованості. Усунувши ручне втручання на кожному критичному етапі, компанії досягають швидшої обробки, меншої кількості помилок, зниження витрат та покращеної прозорості.
Готові трансформувати свої операції?
Зв’яжіться з нами, щоб дізнатися, як наші рішення RPA можуть автоматизувати весь ваш процес обробки інвойсів, зменшити витрати та підвищити ефективність у вашому бізнесі.
👇