До 2025 року команди закупівель перебувають під значним тиском: від них очікують кращих результатів при менших ресурсах. В умовах посиленої конкуренції та дедалі складніших ланцюгів постачання функція закупівель давно вийшла за межі простого підбору постачальників чи управління контрактами. Сьогодні це про підвищення стійкості бізнесу, розвиток сталого підходу та впровадження інновацій — і все це з контролем витрат.
Однак виникає проблема: застарілі процеси закупівель усе ще перевантажені ручною, рутинною роботою. Від формування запитів на закупівлю до звірки рахунків — фахівці витрачають свій час на адміністративні завдання, заповнення документів, введення даних і нескінченну переписку електронною поштою.
І це не просто марнування часу — це прямий удар по прибутковості. Помилки, спричинені ручною обробкою, можуть призвести до затримок у постачанні, додаткових витрат або навіть до погіршення відносин із постачальниками. Більше того, через неефективність командам бракує часу на стратегічні ініціативи.
І тут на допомогу приходить автоматизація закупівель. Завдяки технологіям компанії можуть значно підвищити продуктивність і скоротити витрати. У центрі цих змін — роботизована автоматизація процесів (RPA) у сфері закупівель.
Отже, що таке автоматизація закупівель і яку роль у цьому відіграє RPA?
Роботизована автоматизація процесів у закупівлях — це впровадження програмних ботів, які автоматизують повторювані задачі, що виконуються за чіткими правилами та раніше вимагали участі людей. Ці боти працюють у різних системах, виконуючи передачу даних, надсилання повідомлень, перевірку інформації та навіть погодження — майже без втручання людини.
Їх можна уявити як цифрову робочу силу, яка завжди на зв’язку, не припускається помилок і завжди дотримується встановлених правил. Вони можуть обробляти великі обсяги замовлень на закупівлю, звіряти рахунки з умовами контрактів чи вести облік постачальників у режимі реального часу — з високою точністю та швидкістю.
RPA особливо цінна в умовах високих обсягів, де критично важливі точність, швидкість і відповідність регуляторним вимогам. І що важливо — вона не замінює фахівців із закупівель, а звільняє їм час для важливіших задач: перемовин із постачальниками, оцінки ризиків та розвитку інновацій.
Автоматизація у закупівлях — це не про радикальні зміни за одну ніч. Вона починається з виявлення задач з великим обсягом і високою повторюваністю, які найбільше підходять для автоматизації. Нижче наведені найпоширеніші приклади процесів, де роботизована автоматизація процесів (RPA) приносить найбільшу цінність:
Формування заявок і обробка замовлень: Ручні заявки можуть затримуватись через нескінченні листи, довгі погодження та людські помилки, що сповільнює весь процес закупівель. Боти RPA автоматично перевіряють інформацію, співвідносять її з бюджетом і надсилають заявку відповідним погоджувачам.
Звірка та перевірка рахунків: Один з найпотужніших ефектів автоматизації закупівель — це прискорення обробки рахунків. Ручна звірка інвойсів із замовленнями та накладними — трудомісткий процес, який веде до помилок, затримок у платежах та суперечок. Автоматизація суттєво знижує ці ризики.
Онбординг постачальників: Додавання нового постачальника часто пов’язане зі збором документів, перевірками та дотриманням нормативних вимог. Автоматизована система закупівель збирає потрібні дані через форми, перевіряє їх за заданими правилами та зберігає в єдиній базі.
Управління контрактами: Ручне ведення контрактів часто призводить до пропущених дат продовження, втрати документів або порушень умов. Автоматизація дозволяє ботам створювати стандартизовані контракти, зберігати їх у безпечному місці та відстежувати ключові дати. Автоматичні нагадування й робочі процеси забезпечують актуальність контрактів і відповідність політикам та вимогам.
Аналіз запасів і витрат: Відстежувати запаси й витрати вручну в реальному часі — вже нереалістично. Боти RPA постійно моніторять рівень товарів, автоматично ініціюють поповнення і формують звіти з підозрілими тенденціями у витратах, які потребують уваги.
Ці приклади показують, що RPA не лише оптимізує робочі процеси, а й покращує ухвалення рішень, забезпечує відповідність та прозорість.
Якщо розглядати автоматизацію закупівель з фінансової точки зору, вигода очевидна. Замінюючи ручні дії роботами, організації отримують кілька ключових переваг:
Зниження операційних витрат: Завдяки автоматизації менше часу витрачається на рутину. Це дозволяє меншим командам виконувати більші обсяги роботи без потреби в новому персоналі.
Менше помилок і винятків: Людські помилки часто призводять до переплат, затримок або навіть порушень контрактів. RPA чітко дотримується заданих правил, значно знижуючи ризики.
Скорочення циклів закупівель: Автоматизація пришвидшує весь процес — від створення замовлення до погодження інвойсу. Це дає змогу діяти швидше й отримувати вигідніші умови у постачальників.
Краще використання людського потенціалу: Фахівці можуть зосередитись на важливіших задачах — управлінні відносинами з постачальниками, стратегічних закупівлях, управлінні ризиками.
Покращена відповідність і контроль: Автоматизовані рішення забезпечують повну прозорість, що спрощує проходження аудитів, дотримання норм і політик.
Коротко кажучи, переваги автоматизації у закупівлях очевидні: нижчі витрати, швидші процеси та вища точність.
Попри очевидні переваги автоматизації процесів у закупівлях, її впровадження супроводжується низкою викликів:
Типові труднощі:
Інтеграція RPA зі застарілими або складними системами: Один із головних викликів — це сумісність з існуючими ІТ-системами, які не були створені з урахуванням сучасних інструментів автоматизації. Багато компаній досі використовують застарілі технології, які потребують значних доопрацювань або навіть повної модернізації для ефективного поєднання з RPA. Без стабільного з'єднання впровадження може зупинитись, а передача даних — порушитись, що спричиняє неефективність. Необхідно заздалегідь забезпечити сумісність систем або розглянути можливість їх оновлення.
Вибір правильного інструменту або платформи: Ринок пропонує велику кількість RPA-рішень, кожне з яких має свої переваги. Обираючи платформу, важливо враховувати масштабованість, легкість інтеграції з наявними системами та специфіку вашого бізнесу. Наприклад, UiPath добре підходить для масштабних проєктів, а Microsoft Power Automate — для компаній, що вже використовують Microsoft 365. Помилковий вибір інструменту може призвести до обмежень у роботі та неефективності.
Безпека та відповідність вимогам: RPA часто працює з чутливою інформацією, тому питання безпеки — критично важливе. Без належного контролю автоматизація може створити ризики — несанкціонований доступ, витік даних, порушення вимог GDPR, HIPAA, SOX тощо. Щоб цього уникнути, необхідно впровадити шифрування, контроль доступу за ролями, регулярні аудити та управління ризиками з самого початку.
Масштабування автоматизації: Після успішного впровадження на пілотному етапі, масштабування RPA на рівні всієї організації стає наступним викликом. Управління великою кількістю ботів, контроль за їхньою продуктивністю та дотриманням правил може стати складним завданням. Без чіткої стратегії масштабування можуть виникнути збої, дублювання процесів або помилки в управлінні.
Спротив змінам з боку працівників: Люди, які роками працювали вручну, можуть сприймати автоматизацію як загрозу. Причини — страх втрати роботи, незнання переваг RPA або відсутність залучення в процес змін. Тут важливо застосовувати ефективні стратегії управління змінами: пояснювати переваги, проводити навчання, залучати працівників до проєкту з перших етапів, аби знизити рівень опору та сформувати позитивне ставлення до інновацій.
Якщо не вирішити ці питання на ранньому етапі, вони можуть значно уповільнити або зупинити впровадження автоматизації.
Найкращі практики для успішного впровадження:
Починайте з чіткої стратегії: Перед запуском визначте цілі — чи це пришвидшення процесів, зменшення витрат або підвищення точності. Визначте «вузькі місця» — повторювані задачі з високим навантаженням та частими помилками — саме вони найкраще підходять для старту.
Обирайте правильні інструменти: На сьогоднішньому ринку вибір платформ величезний. У компанії GoodWill Tech ми впроваджуємо RPA-рішення, які інтегруються з вашими ERP-, бухгалтерськими та постачальницькими системами, забезпечуючи безперебійну роботу. Ми також консультуємо з оптимізації процесів, допомагаючи обрати інструменти, які зможуть масштабуватись разом із вашим бізнесом. Ми надаємо повну підтримку та супровід для забезпечення стабільної роботи автоматизованих процесів.
Залучайте зацікавлені сторони з самого початку: Представники закупівель, ІТ, фінансів і комплаєнсу мають глибоке розуміння реальних проблем. Їх участь допомагає врахувати технічні, правові та процесні нюанси. Коли всі сторони синхронізовані на старті, це дозволяє уникнути проблем у майбутньому й забезпечує більшу залученість користувачів.
Вимірюйте й удосконалюйте: Впровадження — це лише перший крок. Справжня цінність — у постійному вдосконаленні. Відстежуйте ключові метрики: вартість на одну транзакцію, тривалість циклу, рівень помилок. Регулярно аналізуйте дані, адаптуйте процеси, і ви зможете відкривати нові можливості для автоматизації відповідно до змін у бізнесі.
Якщо ви запитуєте себе, на що звертати увагу під час вибору рішення для автоматизації закупівель — починайте з простоти у використанні, аналітичних можливостей, гнучкої інтеграції та досвіду постачальника. Такі інструменти, як Procurify, поєднують ці характеристики в зручному для користувача форматі.
Майбутнє автоматизації закупівель
Поглядаючи за горизонт 2025 року, ми бачимо, що рішення для автоматизації закупівель і далі еволюціонуватимуть. Такі технології, як штучний інтелект, обробка природної мови та прогнозна аналітика об’єднуватимуться з RPA для створення по-справжньому інтелектуальних систем автоматизованих закупівель.
У наступній фазі автоматизації боти вже не просто дотримуватимуться правил — вони прийматимуть рішення. Вони зможуть прогнозувати дефіцит товарів ще до того, як він станеться, рекомендувати постачальників на основі їхньої ефективності, оптимізувати умови контрактів на основі історичних даних.
Майбутнє — це не просто автоматизовані, а розумні закупівлі.
Прогресивні компанії вже досліджують:
Оцінку ризиків постачальників на основі ШІ
Голосові платформи для закупівель
Смарт-контракти на базі блокчейну
Автономні механізми пошуку постачальників
Ці тенденції розширять межі можливого, відкриваючи новий рівень ефективності та аналітичної глибини.
Щоб залишатися конкурентоспроможними, діяти потрібно вже зараз. Інвестування в платформи автоматизації закупівель і розвиток внутрішніх компетенцій більше не є опцією — це необхідність.
Світ закупівель змінюється стрімко. У 2025 році компанії, які залишаться з ручними процесами, ризикують опинитися позаду. Роботизована автоматизація закупівель — це вже не тренд, а перевірена стратегія зниження витрат, підвищення точності та розкриття потенціалу команди.
Не важливо, чи ви тільки починаєте знайомство з автоматизацією закупівель, чи хочете масштабувати існуюче рішення — час діяти настав.
Пам’ятайте: справжня цінність RPA — не лише в швидшому виконанні завдань, а в тому, що вона звільняє ваших людей для більш розумної, стратегічної роботи.
Зв’яжіться з GoodWill Tech, щоб дізнатись, як наші рішення з інтеграції RPA, оптимізації процесів і технічної підтримки можуть трансформувати ваші закупівельні операції. Підвищуйте ефективність у всьому бізнесі — разом із нами.
Поширені запитання (FAQ)
Що слід враховувати при виборі платформи автоматизації закупівель?
Обирайте рішення, які масштабуються та легко інтегруються з вашими ERP- чи закупівельними системами. Інтуїтивний інтерфейс критично важливий — якщо ним незручно користуватись, впровадження сповільниться. Інструмент повинен не просто візуалізувати дані, а надавати дієві інсайти. Ідеальна платформа — це комплексне рішення, а не набір розрізнених задач. Вона має також демонструвати прозорий і вимірюваний ROI.
Чи може RPA допомогти в управлінні непрямими витратами?
Так. Непрямі витрати іноді складають до 40% закупівельних витрат компанії, хоча часто залишаються без належного контролю. RPA забезпечує прозорість: автоматично дотримується політик, фіксує позапланові закупівлі та стандартизує погодження у всіх підрозділах.
Як автоматизація закупівель впливає на відносини з постачальниками?
Автоматизовані процеси означають швидше погодження замовлень, своєчасну оплату рахунків і менше суперечок. Це підвищує довіру постачальників. Прозорість, прогнозованість і якісна комунікація — основа стабільного партнерства. Автоматизація також дозволяє легко відстежувати ефективність постачальника та ділитися релевантними метриками.
Чи підходить RPA лише для великих компаній?
Уже ні. Раніше RPA у закупівлях було доступне переважно великим підприємствам. З появою хмарних рішень це стало доступним навіть для малого та середнього бізнесу. Багато постачальників пропонують гнучкі моделі підписки, швидке впровадження та готові інтеграції. Великі ІТ-бюджети більше не потрібні.
Чи може RPA допомогти із відповідністю ESG або цілям сталого розвитку?
Безумовно. RPA автоматично відстежує сертифікацію постачальників, перевіряє відповідність ESG-політикам, фіксує невідповідності. Воно також спрощує підготовку до аудиту: формує звіти щодо етичних закупівель, вуглецевого сліду чи індексів DEI. ESG-контроль стає проактивним, а не реактивним.