Автоматизація завантаження даних про лікарняні у систему HRM за допомогою RPA

У сучасному динамічному бізнес-середовищі відділи кадрів (HR) постійно шукають способи оптимізації процесів та покращення ефективності обробки важливих даних про працівників.

Одна з областей, яка зазнала значних покращень завдяки автоматизації, — це управління записами про лікарняні. Традиційно відділи кадрів витрачають чимало часу на ручне завантаження інформації про лікарняні з порталу Пенсійного фонду України (ПФУ) та завантаження її в систему управління людськими ресурсами (HCM). Цей процес не лише займає багато часу, але й відкриває простір для людської помилки.

На щастя, завдяки інтеграції роботизованої автоматизації процесів (RPA), компанії тепер можуть оптимізувати цей важливий процес, дозволяючи більш швидко та точно обробляти дані про лікарняні.

Виклик: Часоємний та схильний до помилок ручний процес

Управління даними про лікарняні вручну може бути надзвичайно часозатратним, оскільки обробка лікарняного кожного працівника може займати до 30-40 хвилин. Цей процес часто включає навігацію по кількох системах, завантаження файлів та ручне введення даних у систему HCM. До цього додається складність обробки перехресних відсутностей, що вимагає ретельної уваги, щоб уникнути помилок при введенні чи обробці інформації.

Такий ручний підхід не лише уповільнює операції, але й наражає компанії на ризик неточностей у даних, що може мати довгострокові наслідки для нарахування заробітної плати, соціальних пільг працівників та відповідності вимогам.

Як RPA трансформує обробку лікарняних

Впровадивши технологію RPA, компанії можуть автоматизувати весь цикл обробки лікарняних, від завантаження даних до оновлення записів працівників у системі HCM. Ось як RPA може революціонізувати управління лікарняними:

Автоматизований екстракція даних: RPA-боти можуть автоматично входити на портал ПФУ, вибирати необхідний період і завантажувати записи про лікарняні без необхідності вручну. Цей крок усуває ризик людських помилок і прискорює процес збору даних.

Безшовне завантаження даних в HCM: Після того як дані про лікарняні будуть витягнуті, RPA-бот автоматично завантажить їх у систему HCM, забезпечуючи актуальність та точність записів.

Обробка перехресних відсутностей: Однією з найбільш складних частин управління лікарняними є обробка перехресних відсутностей. Завдяки RPA, боти можуть автоматично виявляти та позначати випадки, коли лікарняний працівника перетинається з іншими видами відсутності (наприклад, відпустка або безоплатний відпустка), що забезпечує відсутність розбіжностей у записах працівників.

Ефективне управління процесами: Автоматизація може бути активована як вручну, так і за допомогою системного тригера, що надає гнучкість для HR-команд. Після обробки даних, RPA-бот генерує детальний звіт про записи лікарняних, що дозволяє HR-менеджерам відслідковувати та контролювати процес.

Переваги RPA в управлінні лікарняними

Інтеграція RPA в HR-процеси приносить значні переваги бізнесу:

Економія часу: Автоматизація обробки лікарняних знижує час, витрачений на ручне введення даних, до 80%, що звільняє цінні ресурси HR для більш стратегічних завдань.

Мінімізація людських помилок: Завдяки автоматизації рутинних завдань, RPA зменшує ймовірність людських помилок при введенні даних, забезпечуючи точність записів про лікарняні та відповідність вимогам компанії та законодавства.

Покращення точності даних: Здатність RPA виявляти перехресні відсутності та позначати потенційні розбіжності забезпечує підтримку високої точності даних про лікарняні.

Масштабованість та ефективність: Завдяки RPA, HR-команди можуть без зростання кількості співробітників або операційних витрат легко масштабувати обробку лікарняних, що призводить до підвищення ефективності та зниження накладних витрат.

Кращі звіти та моніторинг: Системи RPA генерують детальні звіти, надаючи HR-менеджерам реальний час для моніторингу оброблених лікарняних. Це гарантує, що у них є необхідна інформація для прийняття рішень і аудиту відповідності.

Як RPA змінює HR-процеси

Управління лікарняними — лише один із прикладів того, як роботизована автоматизація процесів (RPA) революціонує функції HR. Оскільки організації прагнуть до більшої ефективності, RPA застосовується в різних HR-процесах, від нарахування заробітної плати та введення в посаду працівників до оцінки ефективності та адміністрування пільг. Завдяки RPA, яка автоматизує рутинні та часозатратні завдання, HR-фахівці звільняються від необхідності вручну вводити дані та виконувати повторювані процеси, що дозволяє їм зосередитися на більш важливих завданнях, які безпосередньо впливають на задоволення працівників і успіх організації.

Наприклад, автоматизація нарахування заробітної плати за допомогою RPA гарантує своєчасні та точні розрахунки, зменшуючи ризик помилок і покращуючи відповідність трудовому законодавству. Процеси введення працівників в посаду, які традиційно супроводжуються адміністративними труднощами, можна оптимізувати за допомогою RPA-ботів, які автоматично обробляють документи, оновлюють записи в системах HCM та навіть планують тренінги, забезпечуючи безшовний процес для нових співробітників.

Але вплив RPA на HR не обмежується цим. Інтеграція штучного інтелекту з RPA відкрила можливості для ще більш розвинутих функцій. Наприклад, аналітика на основі штучного інтелекту може бути застосована до планування робочої сили, допомагаючи HR-відділам прогнозувати потреби в персоналі, передбачати плинність кадрів і планувати стратегії залучення талантів на основі історичних даних і поточних тенденцій. Крім того, чат-боти на базі штучного інтелекту можуть взаємодіяти з працівниками в режимі реального часу, відповідаючи на питання, що стосуються HR, покращуючи їхній досвід і знижуючи навантаження на HR-команди.

Висновок: Розкриття повного потенціалу RPA в HR

Інтеграція послуг RPA для автоматизації обробки лікарняних — це лише початок того, що роботизована автоматизація процесів може запропонувати HR-відділам. Оскільки автоматизація продовжує розвиватися, ми бачимо зростаючу тенденцію до впровадження RPA та AI-рішень для оптимізації різноманітних завдань. Від автоматизації обробки заробітної плати та введення працівників в посаду до покращення управління ефективністю та моніторингу відповідності, RPA довела свою цінність у підвищенні ефективності, точності та масштабованості HR-процесів.

Автоматизуючи рутинні завдання, HR-фахівці можуть зосередити свою увагу на стратегічних активностях, що справді впливають на бізнес-результати, таких як підвищення залученості працівників, розвиток талантів і оптимізація планування робочої сили. Безшовна інтеграція AI з RPA відкриває ще більше можливостей для покращення HR-операцій. Наприклад, боти на основі AI можуть прогнозувати плинність кадрів, автоматизувати відбір кандидатів або генерувати аналітику, яка допомагає HR приймати кращі рішення.

Потенційні переваги роботизованої автоматизації процесів у HR виходять за межі лише операційної ефективності. Завдяки автоматизації інвойсів за допомогою RPA зменшуються помилки при нарахуванні заробітної плати, покращується задоволеність працівників, і HR-фахівці можуть витрачати більше часу на додаткову цінність. Рішення HR на базі RPA також сприяють більшій відповідності з місцевими нормами та трудовим законодавством, зменшуючи юридичні ризики та допомагаючи компаніям уникати дорогих штрафів.

Коли організації продовжують впроваджувати автоматизацію на основі штучного інтелекту, вони можуть очікувати:

• Збільшення продуктивності працівників, оскільки HR-команди можуть зосередитися на більш важливій роботі.

• Швидша і точніша обробка даних, що покращує точність записів працівників та звітність по відповідності.

• Заощадження коштів завдяки заміні ручних процесів автоматизованими масштабованими рішеннями, які потребують менше ресурсів.

• Покращення досвіду працівників завдяки більш ефективному і безпомилковому HR-процесу.

Оскільки ми рухаємося в майбутнє автоматизації HR, інтеграція RPA та AI безсумнівно стане ще більш розвинутою, забезпечуючи ще більшу цінність для організацій по всьому світу. Якщо ваша компанія ще не впровадила рішення RPA для HR-функцій, саме час дослідити доступні можливості та залишатися попереду конкурентів.

Якщо ви готові трансформувати ваші HR-процеси за допомогою роботизованої автоматизації процесів, ми готові допомогти. [Зв'яжіться з нами сьогодні], щоб запланувати безкоштовну консультацію та дізнатися, як рішення на основі RPA можуть оптимізувати обробку лікарняних, покращити операційну ефективність та підвищити вашу загальну HR-стратегію. Не пропустіть майбутнє автоматизації HR — дозвольте нам показати, як RPA може працювати для вас!