Автоматизація процесу погодження контрагентів за допомогою RPA

У сучасному конкурентному бізнес-середовищі компанії постійно шукають способи підвищення ефективності та зменшення операційних затримок. Однією з областей, де автоматизація може мати миттєвий вплив, є процес погодження контрагентів. Традиційно, процес збору та перевірки інформації про потенційних бізнес-партнерів є ручним, часозатратним і схильним до помилок. Збір даних з внутрішніх систем, таких як ERP, CRM і системи документообігу, а також перевірка інформації через зовнішні бази даних може бути складним і заплутаним для HR, закупівельних та комплаєнс-команд.

Однак прийняття роботизованої автоматизації процесів (RPA) змінює цю ситуацію. Автоматизація всього циклу погодження контрагентів дозволяє компаніям значно скоротити час обробки, мінімізувати людські помилки та забезпечити більш прозорий, ефективний та оптимізований процес. У цьому блозі ми розглянемо, як рішення на базі RPA можуть трансформувати процес погодження контрагентів та принести значну вигоду для бізнесу.

Рутинний та схильний до помилок процес

Процес погодження контрагентів включає збір великої кількості документів та даних від юридичних контрактів та фінансових звітів до інформації по підрозділах та попереднім співпраці. Всі ці дані потрібно зібрати з кількох систем і перевірити, що може зайняти кілька днів або навіть тижнів, залежно від складності контрагента. Ручне оброблення цих даних призводить до ризику помилок, таких як відсутність або неповнота інформації, що затримує процес і заважає бізнес-операціям.

Крім того, якщо є будь-які розбіжності або накладки в записах контрагента, це потребує додаткового часу для вирішення.

Тут на допомогу приходить RPA для погодження контрагентів.

Як RPA трансформує процес погодження контрагентів

Використовуючи RPA, компанії можуть автоматизувати кожен етап процесу погодження контрагентів — від збору даних і аналізу до ухвалення рішень і валідації. Ось як це працює:

• Автоматизований збір даних

  RPA-бот отримує запит на погодження нового контрагента і починає збір усіх необхідних даних. За допомогою API-інтеграції або RPA-з’єднувачів, бот отримує доступ до внутрішніх систем, таких як ERP, CRM та платформ документообігу для отримання потрібних документів, таких як юридичні угоди, інформація про компанію та попередні записи співпраці.
• Перевірка зовнішніх даних
  У разі, якщо потрібна додаткова перевірка, RPA-бот автоматично отримує інформацію з зовнішніх баз даних та публічних реєстрів, таких як ЮКонтрол або OpenDataBot, щоб перевірити юридичний статус, фінансову стабільність та історію відповідності контрагента. Це гарантує, що контрагент буде ретельно перевірений перед погодженням.
• Інтелектуальний аналіз за допомогою ШІ
  Після того, як бот зібрав необхідні дані, він використовує штучний інтелект (ШІ) для аналізу інформації. Модель ШІ перехресно перевіряє дані згідно з анкетою або списком питань для погодження контрагента і генерує відповідні відповіді або рекомендації. Також здійснюється первинна оцінка ризиків для визначення відповідності контрагента політикам компанії та нормативним стандартам.
• Автоматичне заповнення анкети
  Після аналізу ШІ, бот автоматично заповнює анкету для погодження контрагента з відповідними відповідями. Це усуває необхідність у ручному введенні даних, що прискорює процес і зменшує людські помилки.
• Валідація і остаточна перевірка
  Після автоматичного заповнення анкети, вона автоматично направляється відповідальному співробітнику для ручної перевірки та підтвердження. У разі виявлення розбіжностей або відсутніх даних, бот може автоматично ініціювати додатковий збір інформації або уточнення, забезпечуючи плавний процес.

Ключові переваги RPA у погодженні контрагентів

• Скорочення часу обробки
  Автоматизація процесу погодження контрагента може зменшити час, необхідний для його погодження, з кількох днів або тижнів до кількох годин. Це особливо важливо для бізнесів, які працюють з кількома контрагентами і потребують швидкого їх введення в систему для безперебійної роботи.
• Покращена точність даних
  Автоматизація збору та аналізу даних за допомогою RPA усуває ризик людських помилок у процесі погодження. Інформація надходить безпосередньо з надійних внутрішніх та зовнішніх систем, забезпечуючи її точність, повноту та актуальність.
• Покращена прозорість і контроль
  Процес автоматизації надає реальний час для спостереження за процесом погодження контрагентів. Деталізовані звіти дозволяють керівникам відслідковувати прогрес погодження кожного контрагента, виявляти вузькі місця та гарантувати, що вся необхідна інформація зібрана і перевірена. Це підвищує відповідальність та контроль над процесом.
• Зниження ризиків
  З допомогою ШІ, RPA-система може проактивно оцінювати ризики, пов’язані з кожним контрагентом, до остаточного погодження. Система може швидко виявляти потенційні проблеми, такі як фінансова нестабільність або порушення відповідності вимогам, що допомагає компанії знижувати ризики перед початком співпраці.
• Масштабованість
  Зі зростанням компанії зростає і потреба в погодженні більше контрагентів. RPA дозволяє бізнесу масштабувати процес погодження контрагентів без збільшення чисельності персоналу або ресурсів. Автоматизація здатна обробляти зростаючий обсяг даних та запитів, гарантуючи збереження ефективності процесу в міру розширення бізнесу.

Майбутнє погодження контрагентів з RPA

Майбутнє погодження контрагентів все більше автоматизується. З розвитком технологій RPA та ШІ, компанії будуть знаходити нові способи використання цих інструментів для покращення процесів, зниження витрат і підвищення операційної ефективності. Компанії, які впроваджують RPA в закупівлі та управлінні контрагентами, матимуть кращі можливості для прийняття швидших і обґрунтованих рішень, зниження витрат та створення довгострокових партнерських відносин з надійними контрагентами.

Інтеграція ШІ з RPA відкриває ще більші можливості, такі як прогнозна аналітика для оцінки ефективності контрагентів та розширене моделювання ризиків. Ці можливості дозволяють компаніям приймати ще більш обґрунтовані рішення і бути готовими до потенційних викликів.

Потенціал RPA у погодженні контрагентів

У сучасному динамічному бізнес-середовищі автоматизація процесу погодження контрагентів за допомогою RPA не тільки підвищує ефективність, але й забезпечує більш точне прийняття рішень та зміцнення управління відповідністю. Зменшивши обсяг ручного введення даних та автоматизуючи повторювані завдання, компанії можуть заощадити час, знизити ризики і підвищити загальну продуктивність. Безшовна інтеграція ШІ та RPA в управлінні контрагентами також покращує прозорість та масштабованість, дозволяючи компаніям готуватися до майбутніх викликів.

Наша команда може показати, як рішення на базі RPA можуть трансформувати ваш процес закупівель, знизити ризики та покращити операційну ефективність. Не чекайте — дозвольте нам допомогти автоматизувати і масштабувати вашу стратегію управління контрагентами для майбутнього.