Трансформація контролю за запланованими податковими перевірками з RPA та ШІ

У сфері оподаткування підприємства повинні бути уважними при моніторингу запланованих податкових перевірок, щоб забезпечити повну відповідність вимогам. Традиційний ручний процес відслідковування податкових перевірок включає витягування детальної інформації з різних джерел, таких як бази даних податкових органів, офіційні повідомлення, електронні листи та регуляторні портали. Цей метод є не лише часозатратним, а й схильним до помилок, оскільки ймовірність пропуску важливих деталей перевірки або неправильного тлумачення даних збільшується при ручному опрацюванні.

З впровадженням рішень RPA (роботизованої автоматизації процесів) та ШІ в процеси забезпечення податкової відповідності підприємства можуть оптимізувати процес моніторингу перевірок, значно знижуючи людські помилки та забезпечуючи більш своєчасне та точне відслідковування податкових перевірок. Завдяки інтеграції автоматизованих систем закупівель у свою діяльність, компанії можуть отримувати оновлення в режимі реального часу про заплановані перевірки, автоматично співставляти дані з відповідними податковими періодами та забезпечувати відповідність регуляторним стандартам.

Ця автоматизація дозволяє організаціям ефективніше управляти своєю податковою відповідальністю, прискорюючи прийняття рішень, зменшуючи ризик штрафів або пені через пропущені перевірки та забезпечуючи належне відслідковування податкових перевірок. Інструменти RPA на основі ШІ забезпечують додатковий рівень точності, перевіряючи деталі перевірок у реальному часі та дозволяючи компаніям проактивно реагувати на будь-які невідповідності до того, як вони стануть проблемою. Замінивши ручні процеси інтеграцією RPA та ШІ, компанії отримують можливість краще виконувати регуляторні вимоги, покращити відслідковування податкових перевірок і підтримувати відповідність із мінімальними зусиллями.

Контекст і проблема: подолання складнощів ручного моніторингу податкових перевірок

Ручне відслідковування запланованих податкових перевірок має кілька проблем. Компанії повинні отримувати дані з різних джерел, включаючи бази даних податкових органів, електронні листи та регуляторні портали, що може бути як часозатратним, так і схильним до помилок. Це може створювати ризики невідповідності та ставити під загрозу здатність бізнесу підготуватися до податкових перевірок. Потрібно точно відслідковувати дати перевірок, перевірені податкові періоди та конкретні умови перевірок, щоб уникнути дорогих помилок.

Саме тут автоматизація процесу закупівель та інтеграція RPA і ШІ пропонують рішення. Автоматизуючи процес моніторингу перевірок, компанії можуть забезпечити, щоб податкові перевірки відслідковувалися в реальному часі, а ризики невідповідності були мінімізовані.

Цілі проєкту: оптимізація моніторингу податкових перевірок за допомогою автоматизації

Основною метою цього проєкту було автоматизувати моніторинг запланованих податкових перевірок, щоб усунути ручне відслідковування, зменшити людські помилки та поліпшити загальну відповідність вимогам. Впровадження інтеграції RPA та ШІ дозволяє бізнесам ефективно обробляти завдання податкових перевірок, мінімізуючи ризик упущень і забезпечуючи своєчасну підготовку до перевірок. Автоматизоване рішення усуває повторювані завдання, дозволяючи працівникам зосередитися на більш стратегічних ініціативах.

Основні цілі цього проєкту включають:

1. Автоматизація отримання та перевірки завдань для податкових перевірок

   Одна з основних проблем при моніторингу податкових перевірок — це вручну отримувати та перевіряти дані перевірок з різних джерел. Завдяки автоматизованим системам закупівель та RPA на основі ШІ система автоматично збирає інформацію про податкові перевірки з офіційних джерел, таких як бази даних податкових органів, регуляторні портали та електронні повідомлення. Цей процес автоматизації закупівель гарантує, що дані перевірки, такі як дати, податкові періоди та конкретні інструкції, актуальні та точні.

2. Забезпечення своєчасних оновлень внутрішніх систем для відображення статусу запланованих перевірок

Після отримання та перевірки даних наступним етапом є оновлення внутрішніх систем відповідності або ERP-платформ для відображення статусу запланованих перевірок. Впровадження автоматизації закупівель дозволяє бізнесу забезпечити, щоб всі зацікавлені відділи отримували найновішу інформацію в реальному часі.

3. Відправка автоматизованих повідомлень відповідним співробітникам для забезпечення ефективної підготовки до перевірок

Ефективна комунікація є ключовою для підготовки до податкових перевірок. Завдяки роботизованій автоматизації в закупівлях автоматизовані повідомлення надсилаються відповідним співробітникам або відділам після підтвердження запланованої перевірки.

4. Надання всебічних звітів про заплановані перевірки, податкові періоди та необхідні подальші дії

Останньою метою є надання всебічного звіту про заплановані податкові перевірки. Система автоматично генерує детальні звіти, які узагальнюють всі майбутні перевірки, відповідні податкові періоди та необхідні дії. Ці звіти автоматично розсилаються відповідальним співробітникам.

Бізнес-процес і рішення: впровадження RPA та ШІ для моніторингу перевірок

• Запуск процесу: автоматизація моніторингу перевірок
  Робот ініціює процес моніторингу перевірок, як тільки отримує завдання або автоматично запитує оновлення від систем податкових органів щодо запланованих перевірок. Це усуває потребу в ручному витягуванні даних, економлячи час і знижуючи ймовірність людських помилок.
• Отримання даних про перевірки: збір інформації з офіційних джерел
  Автоматизована система збирає відповідні дані з офіційних джерел, таких як бази даних податкових органів, електронні повідомлення та регуляторні портали.
• Перевірка даних: забезпечення точності
  Робот перевіряє деталі кожної запланованої податкової перевірки, включаючи дату перевірки, застосовний податковий період і будь-які конкретні інструкції або умови, надані податковими органами.
• Оновлення внутрішніх систем: актуалізація записів
  Після перевірки даних робот оновлює внутрішню систему відповідності або ERP-систему з найновішою інформацією про перевірки.
• Відправка повідомлень: автоматизовані сповіщення співробітникам
  Після оновлення інформації в системах бот відправляє автоматизовані сповіщення відповідним співробітникам або відділам про майбутні перевірки.
• Генерація звітів: всебічні звіти про перевірки
  Система генерує детальний звіт, що узагальнює всі заплановані перевірки, податкові періоди та необхідні дії. Звіт автоматично передається відповідальним співробітникам.

Результати та переваги: підвищення ефективності та відповідності через автоматизацію

Автоматизація контролю та моніторингу запланованих податкових перевірок дає компаніям кілька значних переваг:

• Оптимізований моніторинг перевірок: автоматизований процес зменшує потребу в ручному нагляді, мінімізуючи помилки та забезпечуючи відповідність.

• Точне та своєчасне відслідковування перевірок: підприємства можуть точно відслідковувати дати перевірок, податкові періоди та конкретні умови, що покращує готовність і зменшує ризик порушень.

• Автоматизовані повідомлення: інструменти RPA та ШІ дозволяють проактивно управляти завданнями, пов'язаними з перевірками, надсилаючи своєчасні сповіщення співробітникам.

• Централізовані звіти: система генерує всебічні звіти, що є легко доступними, покращуючи прозорість і забезпечуючи кращий контроль над процесом перевірки.

Майбутнє податкової відповідності: ШІ та RPA в дії

Зі збільшенням використання автоматизації закупівель та роботизованої автоматизації процесів (RPA) в процесах забезпечення відповідності, інтеграція RPA на основі ШІ відіграватиме важливу роль у трансформації способу управління податковими робочими процесами. Автоматизація моніторингу податкових перевірок це лише початок.

RPA і ШІ можна використовувати в різних аспектах автоматизації процесу закупівель для підвищення операційної ефективності, точності та прозорості в податковій відповідності.